失敗！ビジネス文書劇場

まず、当「失敗！ビジネス文書劇場」では、稟議書の形については触れていません。

各社、稟議書の形態は違いますので、皆さんそれぞれのフォーマットに合わせて書いていただければと思います。

ここで詳しくご紹介するのは「中身」です。上におうかがいを立てるというシチュエーションで、どのように文章を書けば心証がいいのか、参考にしていただければと思います。

「社員を補助する派遣社員・アルバイトを採用…」と、最初から正社員ではない採用を提案していますね。このように決め打ちで書かれると、正社員の補充がどうして不要なのか、正社員ではない方が都合が良いのか、そこに何か意図があるのかと勘繰りたくなってしまいます。

正社員、派遣社員、アルバイトといった色分けは、あえてする必要がなければしない方がいいと思います。上に対しての気の回しすぎであれば、それは不要ですよ。

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「採用してよろしいかおうかがいします」とは、それまでの文章に比べて急に弱い印象になり、「あれ？」という感じです。

この流れでいけば、「採用を何卒ご検討の程よろしくお願い申し上げます」と、定番の文言ではありますが、こういった方がいいのではないでしょうか。

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増員についてのメリット・デメリットを列挙し、だからよろしくお願いしたいのだと言いたい気持ちはわかります。

しかし、そんなことをわざわざ論じなくてもわかってるよ、と思われてしまいそうな気もしますね。

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これでは、足りない人員の各部署間の付け回しにすぎません。

会社全体としての補充の問題が解決したことにはなりませんよ。

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「３名減ってちょっと大変なんだよ～。どうしても忙しいときは他部署から人出してくんない？　忙しくないときはいいからさ」というような、ずいぶん軽い調子に聞こえます。そんなに自分の都合のいいようにことが運ぶとも思えません。

「人件費が新たにかかることもなく…」といっても、「忙しくないときはいらないよ」ということが前提なのであれば、そもそも３名減っても問題ないのではないか、それが正常な状態なのではないかと思われてしまいそうです。もうちょっと表現を考えないといけませんね。

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文章量が少ないことが、かえって窮状を切々と訴えてくるような感じがします。

この手はありだと思いますよ。

では最後に、小言流の文章をご紹介いたします。

企業は余剰人員を嫌います。余剰人員＝無駄、生ぬるい経営と評価されてしまうからです。ということは、現状社内では、予想しなかった退職者の欠員に充てる人員は存在しないということになります。今回の設定も欠員補充が未定です。

会社としては、欠員補充をすることなく業務が廻れば、人件費削減を達成したことになりますからね。黙っていては欠員分はもともと余剰人員であったと解釈されてしまうかもしれません。

かといって、欠員が出るやいなや欠員人数分の増員要求を出すのも、部員が何の手立ても工夫もしていないととられてしまうかもしれません。

ですから、「３名の退職者が出たあとも、みんなで頑張ってやり繰りしていたんです。でも、もうそろそろ何とか補充してもらいたいんです」という、そんな調子にしてみました。

あまりに直球すぎてもいけないし、あまりに変化球を多投してもいけない。

ほどよいバランスというものが必要ということになります。難しいことなんですけどね。